5W2H, também conhecida como plano de ação, é uma ferramenta tão óbvia e utilizada que não há uma concordância sobre quem a desenvolveu. Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a disseminação das técnicas de gestão da qualidade e, posteriormente, com as de gestão de projetos. Quando algo deve ser implantado, entram em cena as seguintes definições:

  • O que (What) deve ser feito?
  • Por que (Why) deve ser implementado?
  • Quem (Who) é o responsável pela ação?
  • Onde (Where) deve ser executado?
  • Quando (When) deve ser implementado?
  • Como (How) deve ser conduzido?
  • Quanto (How much) vai custar a implementação?

A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha para colocar em prática uma decisão simples na empresa, como a aquisição de um novo equipamento ou a execução de uma atividade pontual. Nessas situações mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulário feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrônica já é suficiente para a elaboração do plano de ação.

Mas a 5W2H é muito útil quando atrelada a outras ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação.

Em análises consagradas como SWOT, BCG, 5 Forças de Porter ou PEST, após a conclusão é preciso definir o que deve ser feito. No SWOT, por exemplo, analisam-se os pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaças de uma empresa, considerando aspectos internos e externos. Muitos acreditam que o processo acabou, mas é preciso definir o que será feito para melhorar os pontos fracos, aproveitar as oportunidades e minimizar os riscos das ameaças. Neste momento, a 5W2H se torna imprescindível, já que é preciso definir as seguintes questões: O que (what) será feito para capturar a oportunidade? Por que (why) isso será feito desta forma? Quem (who) será o responsável por capturar esta oportunidade? Onde (where) serão executadas as ações para transformar a oportunidade em resultados para a empresa? Como (how) a oportunidade se tornará realidade? Quanto (how much) será investido na realização da oportunidade?

Em situações que envolvem a implementação de várias decisões de forma orquestrada, como na gestão de projetos ou em um plano de negócio, a 5W2H também se mostra eficaz.

Na gestão de projetos tradicional ou em métodos ágeis, a ferramenta 5W2H está inserida nas etapas do gráfico de Gantt ou nos sprints.

Por fim, algo que é pouco mencionado na literatura, mas a 5W2H deveria ser obrigatória em cada parte do plano de negócio tradicional, pois ofereceria orientação na implementação de cada decisão mencionada no documento.


Como usar

A ferramenta 5W2H é composta por sete campos em que devem constar as seguintes informações:

  1. Ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);
  2. Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);
  3. Definição de quem será (serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado (who);
  4. Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (where);
  5. Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when);
  6. Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);
  7. Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)?

O preenchimento pode ser feito no próprio formulário impresso ou os campos podem ser copiados para editores de texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos online de gestão de tarefas ou de projetos.


Download

Baixe mais instruções e o conteúdo completo em https://alanbruno.com.br/5w2h.


Material originalmente publicado em http://movimentoempreenda.com.br e elaborado por Marcelo Nakagawa (professor e coordenador do Centro de Empreendedorismo do Insper). 

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Alan Bruno

Designer (PUC-Rio), membro da Associação de Designers Gráficos do Brasil (ADG-Brasil), autor do best-seller “Técnicas Básicas de Design para Empreendedores”. Realizou projetos para a área de parcerias e negócios do Walmart.com, e conta com portfolio com mais de 10 anos de experiência profissional criando marcas, websites e lojas virtuais para os mais diversos ramos empresariais tais como confeitaria, sistemas de ensino, escritório de advocacia, profissionais da saúde, cervejaria e outros.